Info@basit.dk
Tlf: 29868355
Tlf: 29868355
Hvis du vil kontaktes, så indtast information og vi kontakter dig hurtigst muligt
Tilmed vores nyhedsbrev
Tilbudsproces: Tilbud med kalkuleret risiko
IT-værktøjer kan hjælpe med at holde styr på en struktureret og ensartet tilbudsproces. Kalkulations-systemerne kan sikre, at virksomhederne får opbygget en solid kalkulationsmotor.
IT-mæssigt handler tilbudsfasen om tre områder:
Dokument- og tegningshåndtering
Udbuddene foregår typisk ved, at en rådgiver sender et link i en e-mail til en håndværksvirksomhed, som står med bøvlet med tegningshåndteringen i forhold til at finde det relevante materiale, relevante mængder og evt. materiale, der skal videre til en underentreprenør.
For at håndtere tegningsmateriale fra mailen lander i indbakken, til det indgår i en kalkulation, bør håndværksvirksomheden overveje to ting:
1. Intern dokumenthåndtering
2. Tegningsværktøjer
Den interne dokumenthåndtering omfatter en ensartet arkivering af materiale på sager f.eks. under emnet 'Kommende sager', således at materialet bliver registreret/opdateret på en fælles og central placering.
Omkring tegningsværktøjer, er det de færreste håndværksvirksomheder, der tegner materialet. Behovet er derfor typisk i forhold til opmåling og skabelse af mængdeoverblik, så der kan laves en kalkulation. Her findes der er række 'viewere' på markedet, som på samme måde som en PDF-viewer er gratis. Nogle 'viewere' har en del funktionalitet, som kan gøre opmålingen endnu nemmere og faktisk skabe en fordel frem for det printede materiale.
Udbuddene foregår typisk ved, at en rådgiver sender et link i en e-mail til en håndværksvirksomhed, som står med bøvlet med tegningshåndteringen i forhold til at finde det relevante materiale, relevante mængder og evt. materiale, der skal videre til en underentreprenør.
For at håndtere tegningsmateriale fra mailen lander i indbakken, til det indgår i en kalkulation, bør håndværksvirksomheden overveje to ting:
1. Intern dokumenthåndtering
2. Tegningsværktøjer
Den interne dokumenthåndtering omfatter en ensartet arkivering af materiale på sager f.eks. under emnet 'Kommende sager', således at materialet bliver registreret/opdateret på en fælles og central placering.
Omkring tegningsværktøjer, er det de færreste håndværksvirksomheder, der tegner materialet. Behovet er derfor typisk i forhold til opmåling og skabelse af mængdeoverblik, så der kan laves en kalkulation. Her findes der er række 'viewere' på markedet, som på samme måde som en PDF-viewer er gratis. Nogle 'viewere' har en del funktionalitet, som kan gøre opmålingen endnu nemmere og faktisk skabe en fordel frem for det printede materiale.
Kalkulationssystemer
Kalkulationen handler grundlæggende om at finde balancen mellem at sælge for dyrt og ikke få opgaven eller sælge for billigt og tabe penge på opgaven.
Mange håndværksvirksomheder har en eller anden form for kalkulationsstruktur opbygget i Excel, hvor beregninger foretages mere eller mindre ensartet. Excel er et fint værktøj, men der findes IT-værktøjer, som er skabt til kalkulation, og hvor kalkulationer via skabeloner nemt kan omformes til tilbud, der kan sendes til kunder i den helt rigtige kvalitet.
Kalkulations-systemerne kan sikre, at virksomhederne får opbygget en solid kalkulationsmotor baseret på omkostninger til lønninger, materialer, materiel og underleverandører. Disse omkostninger kan indlæses én gang for alle og tilpasses, når de ændres.
Når mængderne er lagt ind, kan der tillægges den ønskede dækningsgrad, og så har man salgsprisen. På den måde bliver det nemmere at tilpasse salgsprisen til den faktiske situation i forhold til risiko, kunde, konkurrencesituation, ledig kapacitet mv.
Med implementering af et kalkulationsværktøj sikrer virksomheden mere ensartede tilbud på tværs af tilbudsgivere, og det sikres, at der kan sendes flere tilbud i høj kvalitet uden de store marginale omkostninger. Husk omkostninger til f.eks. stillads og andre arbejdsmiljørelaterede omkostninger.
Kalkulationen handler grundlæggende om at finde balancen mellem at sælge for dyrt og ikke få opgaven eller sælge for billigt og tabe penge på opgaven.
Mange håndværksvirksomheder har en eller anden form for kalkulationsstruktur opbygget i Excel, hvor beregninger foretages mere eller mindre ensartet. Excel er et fint værktøj, men der findes IT-værktøjer, som er skabt til kalkulation, og hvor kalkulationer via skabeloner nemt kan omformes til tilbud, der kan sendes til kunder i den helt rigtige kvalitet.
Kalkulations-systemerne kan sikre, at virksomhederne får opbygget en solid kalkulationsmotor baseret på omkostninger til lønninger, materialer, materiel og underleverandører. Disse omkostninger kan indlæses én gang for alle og tilpasses, når de ændres.
Når mængderne er lagt ind, kan der tillægges den ønskede dækningsgrad, og så har man salgsprisen. På den måde bliver det nemmere at tilpasse salgsprisen til den faktiske situation i forhold til risiko, kunde, konkurrencesituation, ledig kapacitet mv.
Med implementering af et kalkulationsværktøj sikrer virksomheden mere ensartede tilbud på tværs af tilbudsgivere, og det sikres, at der kan sendes flere tilbud i høj kvalitet uden de store marginale omkostninger. Husk omkostninger til f.eks. stillads og andre arbejdsmiljørelaterede omkostninger.
Opfølgning på tilbud
Der findes IT-værktøjer, som kan hjælpe med at styre, at afsendte tilbud bliver fulgt til dørs. Samtidig kan der i disse it-værktøjer opbygges en styringsmekanisme, således at hvert tilbud bliver tildelt en sandsynlighed for gevinst baseret på virksomhedens viden om kunden/situationen.
Ved at opbygge en samlet pipeline bliver virksomheden typisk i stand til at øge sigtbarheden i forhold til at styre virksomheden på lidt længere sigt (typisk 3-6 mdr. frem i tiden). Dette er jo væsentlig viden i forhold til forhandlinger med materiale- og materielleverandører samt i forhold til at rekruttere medarbejdere med de rigtige kvalifikationer.
Der er kort sagt masser af IT-værktøjer der kan hjælpe dig i hverdagen i forhold til tilbudsgivning og styring af tilbudsprocessen
Der findes IT-værktøjer, som kan hjælpe med at styre, at afsendte tilbud bliver fulgt til dørs. Samtidig kan der i disse it-værktøjer opbygges en styringsmekanisme, således at hvert tilbud bliver tildelt en sandsynlighed for gevinst baseret på virksomhedens viden om kunden/situationen.
Ved at opbygge en samlet pipeline bliver virksomheden typisk i stand til at øge sigtbarheden i forhold til at styre virksomheden på lidt længere sigt (typisk 3-6 mdr. frem i tiden). Dette er jo væsentlig viden i forhold til forhandlinger med materiale- og materielleverandører samt i forhold til at rekruttere medarbejdere med de rigtige kvalifikationer.
Der er kort sagt masser af IT-værktøjer der kan hjælpe dig i hverdagen i forhold til tilbudsgivning og styring af tilbudsprocessen
