De styringsmæssige udfordringer med at dokumenter og tegninger ikke blev gemt struktureret er blevet løst med en fælles sagsportal.
Alle relevante projektledere (styret med rettigheder) kan få adgang til hinandens sager og følge op på dem.
På den nye sagsportal bliver alle sager født med en ensartet sagsstruktur. Man kan dele sagen med f.eks. formænd, underentreprenører og andre relevante samarbejdspartnere uden at de kan ændre i sagerne. De kan kun læse. Der ligger kodeord til f.eks. Byggeweb på sagsforsiden. Der bliver lagt noter fra f.eks. projektleder med mundtlige aftaler som skal huskes – både for ham selv og for andre hvis projektleder er fraværende.
Nu kan der opbygges en simpel og grov tidsplan med henblik på afleveringsterminer for f.eks. fundament, således at alle kan se planen.
Sagsstrukturen opdeles i faser i hhv. tilbudsfasen, produktionsfasen og afsluttede sager. Sagerne er påført sagsbudget så man kan søge efter projekter i forskellig størrelse.
Sagerne er ligeledes gemt på kundeniveau så man kan se kunderne. Alle sager kan ses på Tablets og på Apples smartphones.